雲端工作術@高階秘書班

咦？秘書有課程喔，甚至結束時還要考試拿取證照呢！

今年初我報名了中華人事主管協會開的「專業秘書暨行政管理師認證班」，順利上完4整天的課程，並通過口試、筆試拿到證照。課程內容包括：向上管理與商業簡報製作技巧；職場溝通與電話公關禮儀特訓；高效檔案、時間管理與行程會議安排技巧；專業商務禮儀與活動規劃執行實務。課程講師大多為資深祕書熬成婆的，很難想像秘書能做到幾十年，從一而終只做秘書，做到出師了開班授課。

上課期間秘辛和八卦分享不完，雖然驚訝這年頭果然開補習班最賺、辦證照考試最夯(什麼都能補、什麼都要考、什麼都得認證)，初階完還開高階，鈔票數不完。感嘆之餘還是忍不住多報了一堂高階秘書班的「高效能雲端工作戰略」，確實現在很多工作如果透過雲端將會更加便利，然而一些App或技巧如果靠自己摸索將會耗時耗力(特指眼力)，剛好能申請補助就順勢報名囉！以下是我的重點筆記。

@中華人事主管協會【高階秘書暨幕僚行政主管認證班】

Windows使用技巧

Wndows鍵是位於鍵盤左下角，Ctrl與Alt之間。

• 操作紀錄=Windows鍵+R，輸入"psr.exe"：這功能實在是太神奇了，以前跟同事做交接時只能傻傻的Print Scrn，一頁頁貼在Excel裡。有了這個功能，就能錄製所有指定時間內電腦螢幕上的動作，之後產生的檔案能將操作畫面記錄下來。

• 檔案總管閃現=Windows鍵+E：這是救命仙丹，專門因應長官突然靠近座位時，讓電腦螢幕展現認真工作的景象。(桌面閃現=Windows鍵+D，這是次等的救命仙丹，畢竟有點假假，但總比出現其他網頁好。)

• 建立電腦檔案清單=1. Windows鍵+R 2. cmd 3. tree/f>檔名.txt(或.pdf)：能建立所有電腦裏頭的資料清單(預設是存到C:\，若是要變更到D:\需要再多下一個指令)，雖然暫時不會用到，但覺得這對職務移交時相當有幫助。

Google工作術

• 建立Google表單：這是相當實用的工具，透過幾個簡單的步驟就能輕鬆規劃活動、製作問卷，或收集其他資訊，方式：前往 docs.google.com/forms。我覺得很值得學起來了，只是以前很少用到或知道如何使用。

• URL Shortener：有些陋陋長的網址可透過這個網頁縮短網址，方式：前往 https://goo.gl/。

• Google Translate：Google翻譯，在手機上的App可使用照片、語音或手寫等功能，進行各種語言翻譯。

雲端App工作術

• QuickMark：可以掃描條碼，或者是製作條碼(提供網址/Email/簡訊/聯絡人/剪貼簿/文字/地標等資訊)。

• Cam Card（名片全能王）：管理名片、拓展人脈，維護客戶關係的好幫手。可以掃描名片資訊入手機建檔，並分享電子名片。

• Polaris Office：將文件儲存在 Polaris 雲端上，可以在不同的裝置 (手機、平板、桌面電腦) 上隨時檢視編輯文件，支援不同類型的檔案格式，例如 Microsoft Word、 Excel、 PowerPoint、 Adobe PDF 。

• Evernote：是許多科技人必備的數位筆記工具，老師說她特愛用這個App儲存雜誌內容。

老師分享了很多App，都是一一下載使用後的去蕪存菁，諸繁不及備載。只是我覺得記錄下最重要的就好，下載太多恐怕手機會當機。